Un voyage d’affaire mal organisé peut entrainer perte de temps, d’énergie et donc d’efficacité dans le business. Il faut donc le préparer avec minutie , voici quelques conseils pour optimiser vos déplacements.
Tout d’abord , les objectifs de votre voyage professionnel:
Personnes à rencontrer, lieux, dates, durées des réunions et rendez vous
Type de transport , Durée du séjour, nombre de nuits d’hôtel
Quel budget l’entreprise peut-elle allouer a ce déplacement professionnel.
Ensuite fixez le plus rapidement possible les dates de votre déplacement et lancez les demandes de devis auprès des hôtels, compagnies aériennes, sociétés de location de véhicules …
Planifiez le voyage d’affaires en tenant compte des éventuels décalages horaires, escales lors des déplacements et réservez auprès des différents intervenants .
Le côté administratif de votre voyage d’entreprise:
Quels documents officiels vous faut-il ? Passeport ? Visa ? Carte d’identité ? Carnet de vaccination?
Pensez à garder sur une clé USB une copie de tous les documents en cas de perte .
Pour vos rendez vous professionnels, de quels supports aurez vous besoin ?
Appareil photo, dictaphone,cadeaux d’entreprise ,ordinateur portable , retro projecteur pour vos présentations, cartes de visites, plaquette de présentation de votre société , contrats de vente ..
Pensez à emporter les coordonnées de tous vos interlocuteurs ,et les compléter (contacts commerciaux, prospects, salons, …)
Dressez la liste des adresses et numéros de téléphone utiles (ambassade de France, banques, compagnie d’assistance, …)
Vérifiez que votre abonnement téléphonique et internet est compatible avec les réseaux du pays dans lequel vous séjournez
Vérifiez les modes de paiement possibles : cartes de crédit les plus utilisées, traveller’s , devises, cours du change.
N’oubliez pas vos notes de frais
Préparer les aspects professionnels de votre déplacement
Qui sont vos interlocuteurs, quelles sont les coutumes locales, les codes vestimentaires , quelles sont les erreurs de gestuelle à éviter, quelles salutations propres au pays.
Quels sont les horaires de travail, les jours fériés , le décalage horaire.
Il est toujours apprécié de connaitre quelques expressions dans la langue locale surtout si ce n’est ni l’anglais ni le français.
Faites imprimer vos cartes de visite professionnelles dans la langue des vos interlocuteurs.
Voyagez confortablement, même si c’est professionnel
Rassemblez la documentation sur le pays concerné, la cuisine, les conditions climatiques ( pour les vêtements à emporter), les us, les coutumes .
Recherchez les informations annexes qui pourraient agrémenter le voyage (expositions, activités culturelles, manifestations), agences locales de tourisme d’affaire.
Anticipez votre absence du bureau
Inscrivez son déplacement professionnel dans votre agenda partagé, désignez un collègue pour traiter les affaires urgentes pendant votre déplacement professionnel.
Prévenez les supérieurs et les collègues directs – prévoyez un transfert d’appel depuis le poste fixe ou changez temporairement votre message d’accueil.
Éventuellement, prévoyez pendant la durée de votre voyage un ou deux rendez-vous téléphonique avec vos collègues ou votre supérieur pour faire un point sur les affaires courantes
Décalez les rendez-vous déjà prévus durant votre voyage d’affaire.
Planifiez les échéances qui suivent le déplacement pour ne pas être pris de court
Prenez soin de votre santé
Mettez à jour vos vaccinations et informez-vous sur les recommandations de santé. Le site de l’Institut Pasteur notifie les actualités épidémiologiques et les vaccinations recommandées en fonction des modalités de séjour http://www.pasteur.fr/fr/map
Adaptez vos départs et rendez-vous au phénomène du jetlag.
Prenez du temps pour vous détendre et vous reposer avant de commencer vos entretiens professionnels. Boules Quiès ou masques de nuit , des indispensables pour votre confort.
Assurez-vous que tout est OK avant votre départ
Vérifiez vos billets et vos réservations, ainsi que les éventuels changements d’horaire si le voyage a été réservé longtemps à l’avance.
Confirmez votre venue auprès des interlocuteurs prévus
Rappelez votre départ aux collaborateurs quotidiens
Ne prévoyez pas de rendez-vous dans les deux jours qui suivent le déplacement (compte tenu de la fatigue, des affaires urgentes à régler, temps de débriefing.).
